Viviamo un tempo accelerato e ‘confuso’: pubblico e privato si sono sovrapposti e i tempi e gli spazi ‘liberi’ si sono assottigliati: così rischiamo una forte perdita dal punto di vista della qualità della nostra vita. Come reagire? Anche grazie al time management! Dopo la compassion satisfaction, ecco il nuovo tema del mese affrontato dal team IEP per gli operatori sanitari: allenare la gestione del tempo per coltivare il proprio (e l’altrui) benessere.
Spunti e consigli a cura di Veronica Cortinovis e Francesco Luini
Consulenti IEP
«Il tempo scorre lentamente, ma passa velocemente.»
(Alice Walker, scrittrice e attivista americana).
Il Time Management è una life skill che consente, attraverso comportamenti mirati e pratici, di migliorare attivamente la qualità del nostro tempo lavorativo e personale.
Per l’operatore e l’operatrice che lavora in contesto sanitario, dove il tempo è fortemente determinato dai turni, dagli algoritmi e dalle procedure, è fondamentale imparare a gestire al meglio i momenti che ancora restano sotto il proprio controllo, quali le pause tra un turno e l’altro, i piccoli break lavorativi, il momento del passaggio dal tempo lavorativo a quello personale e, soprattutto, il proprio tempo privato.
Allenarci ad avere una migliore gestione del tempo potrà incrementare il senso di padronanza e di autoefficacia che contribuiscono al nostro benessere psico-fisico.
Di seguito sono stati indicati alcuni specifici consigli per migliorare il proprio time management con varie azioni, strategie e strumenti.
IL TIME MANAGEMENT COME LIFE SKILL
Una definizione d’ambito classica descrive il time management come il «processo in cui si determinano le esigenze assegnando priorità e pianificando i compiti necessari per soddisfarle» (Lakein, 1973).
C’è quindi un compito, un lasso di tempo definito, la necessità di una gerarchizzazione e la conseguente organizzazione di una procedura e la sua efficacia nell’ottenere i risultati attesi.
Il time management, dunque, è una pratica mirata (in tutti i sensi!).
Ma, attenzione: non si tratta davvero di gestire il tempo – di per sé inaccessibile – bensì di gestirne il nostro uso: si tratta cioè, più precisamente, di self-management, in relazione allo svolgimento di compiti entro un determinato intervallo di tempo.
Fortemente connessa al miglioramento della qualità del tempo lavorativo e personale, la padronanza del time management riguarda da vicino la sensazione di controllo sui nostri tempi (almeno alcuni). Anche nelle professioni più strutturate o nei turni più serrati, ci sono sempre tempi ‘nostri’, che possiamo imparare a gestire al meglio per implementare la qualità della nostra vita:
- il passaggio dal tempo lavorativo a quello personale
- il tempo privato
- le pause durante il lavoro e tra un turno e l’altro.
L’obiettivo ultimo è ‘liberare’ del tempo, per non sentirsi schiacciati dalle ‘mille cose da fare’.
I nemici della liberazione del tempo
Naturalmente ci sono sempre una serie di compiti e incombenze che dobbiamo davvero fare, ma la mancanza di organizzazione, l’abitudine a procrastinare, la mancata integrazione tra il nostro tempo e quello degli altri membri della famiglia, sono dei veri e propri ladri del tempo libero, quello che ci consente di recuperare energie, provare piacere e soddisfazione.
Un’altra grande minaccia al nostro tempo libero è quello che i neuroscienziati chiamano Default State, uno stato della mente non occupata da attività piacevoli oppure annoiata che, attraendo la nostra attenzione come una calamita sulle piccole o grandi preoccupazioni, ci porta a rimuginare, sottraendoci altro tempo prezioso.
TECNICHE DI TIME MANAGEMENT
La nostra mente fatica a rimanere nel tempo presente, è costantemente proiettata al futuro (pianifica, organizza) o al passato (ripensa, ricostruisce). Per questo fatica a gestire le ‘pause‘ e, spesso, le spreca con conseguente innalzamento dei livelli di ansia e stress relativi.
Lo scarso utilizzo di comportamenti di time management in ambito lavorativo e personale può essere un fattore di rischio per lo sviluppo di una sintomatologia tipica del burnout, specialmente per quelle persone che svolgono un lavoro impegnativo o stressante.
Ecco allora che l’uso consapevole e diffuso delle tecniche di time management può diventare un importante strumento di empowerment personale.
BUONE PRATICHE PER ESITI SODDISFACENTI
Il bello di concepire il time management come una life skill è che, quindi, può essere esercitata: allenata, migliorata e utilizzata attraverso comportamenti pratici. Vediamone alcuni.
AZIONI CLASSICHE DI TIME MANAGEMENT
- Impostare obiettivi a breve e lungo termine.
È importante suddividere i proprio compiti e impostare diversi livelli di obiettivi. Ci consente una verifica realistica di quanto tempo ci occorre per raggiungere un obiettivo e di concentrare l’energia sugli obiettivi che sono compatibili con i nostri tempi; inoltre impariamo a trarre gratificazione dagli step intermedi invece di vederli come ‘tempo perso’. - Assegnare priorità alle attività.
Diverse attività, in ogni contesto di vita, hanno diversi livelli di importanza o urgenza: è importante rendersene conto e metterle ‘in ordine’. Imparare ad assegnare la giusta priorità ai nostri compiti significa limitare la procrastinazione che è sicuramente il peggiore tra i ladri del nostro prezioso tempo. - Tenere traccia dei tempi.
Quest’azione molto concreta ha un potente effetto sulla consapevolezza e la percezione del nostro tempo. Ed è utilissima, perché ci permette poi di mettere in atto una programmazione più consapevole ed efficace. - Costruire delle To-Do List.
Stilare un elenco scritto – cartaceo o digitale – di tutte le attività, i compiti e le scadenze ci permette di impiegare meno risorse cognitive, soprattutto legate alla memoria lavoro, e di recuperare più facilmente dimenticanze o imprevisti. - Organizzare lo spazio.
Riordinare consente un accesso molto più rapido al materiale o alle risorse necessarie; inoltre il ‘tempo del riordino’ ci permette di interiorizzare un’organizzazione anche mentale.
Ma, attenzione, non è tanto l’essere ordinato per sé che vale, quanto l’essere ordinato per me! - Automatizzare. Se riusciamo a creare una sorta di ‘pilota automatico’ per ciò che è noioso e ripetitivo o secondario, aumentiamo di fatto il nostro tempo-utile, perché aumentiamo lo spazio cognitivo da dedicare alle priorità.
APPROCCI TRASVERSALI
- Prendersi cura di sé e rispondere del proprio tempo.
Sapere in anticipo cosa si farà nei momenti ‘passivi’ del proprio lavoro, permette di non cadere in azioni improvvisate al momento, noiose o magari strettamente legate al lavoro che lasciano la spiacevole sensazione di perdere tempo. - Delegare.
È importante anche ricordarsi di un’enorme risorsa di cui disponiamo e che troppo spesso trascuriamo: gli altri. All’interno di un team, come anche in famiglia, chiedere aiuto, delegare laddove è possibile e strutturare rapporti collaborativi in cui i compiti sono suddivisi tra tutti i membri del gruppo, può davvero essere molto efficace. - Eliminare fonti di distrazione.
Spegnere o silenziare il cellulare, isolarsi fisicamente, utilizzare cuffie isolanti ascoltando rumore bianco o musica strumentale può favorire una migliore concentrazione e un’esecuzione più rapida dei propri compiti.
«Cerca di prestare attenzione ai minuti e le ore si difenderanno da sé.»
(Conte di Chesterfield)
I CONSIGLI IEP
Sul tema del time management sono moltissimi gli spunti pratici.
Dalla Going Home Check List alla Matrice di Covey (Tabella delle priorità), dai Power Nap (super sonnellini) al Metodo Kanban.
Inoltre è utilissimo sfruttare alcuni semplici dispositivi.
Dai classici organizer (agende, planner, liste) alle più moderne app (calendari, note e assistenti vocali, agende condivise).
Il tutto inscritto in una routine assolutamente personalizzabile!
#MenageYourTime
La tecnica del pomodoro
Se non la conosci, dai un’occhiata alla tecnica del pomodoro, la strategia di gestione del tempo ideata una trentina di anni fa dall’imprenditore hitech di origini italiane Francesco Cirillo.
